Если вы хотите, чтобы ваше письмо в ответ на вакансию или объявление прочитали, его надо писать по правилам, которые сложились в электронной деловой переписке. Не обязательно для этого штудировать толстую книгу — можно просто представить, в каком виде получателю будет удобно работать с вашим письмом. Какие же ошибки делают отправители, когда отвечают на вакансию или объявление?

Но это не всё. Теперь наша задача — подумать, как сделать работу с письмом еще удобнее, не нарушая заданную структуру. Если к письму прилагаются документы, полезно подумать, сможет ли получатель их открыть на своем компьютере. Например, если мы набираем текст в редакторе Pages для "Мака", документы могут не открыться в "Ворде", поэтому разумнее сделать экспорт в вордовский формат. Если мы присылаем презентацию со множеством графиков, разумно будет экспортировать ее в формат PDF, который гарантированно сохранит всё оформление и откроется на любом компьютере.

Если получатель не просил присылать фотографии типографского качества, есть смысл проверить фотографию. На многих телефонах сейчас получаются огромные фотографии, которые могут разорвать некоторые почтовые программы. Разумнее пересохранить фотографию в уменьшенном размере.

Если к письму прилагается несколько ссылок, полезно объяснить, что читатель там увидит. А если мы отвечаем на один вопрос несколькими ссылками, можно подсказать читателю главную.

Например, мы откликаемся на вакансию телеведущего выпуска новостей и у нас уже есть опыт работы за камерой. Тогда первой ссылкой поставим именно новости, а остальное — потом:

Примеры моей работы на камеру:

• в выпуске новостей (студия): https://youtube.com/...


• стендап: https://youtube.com/...


• в развлекательной программе: https://youtube.com/...


• в рекламе: https://youtube.com/...

Если вы не соответствуете вакансии, но хотите рискнуть

Попробуем откликнуться на вакансию, которой не соответствуем. Здесь ищут руководителя, а мы только начинаем карьеру, поэтому на руководящую должность пока не тянем. Но есть огонь и азарт. Может, возьмут не руководителем, а кем-то еще?

Тут есть проблема: мы заранее знаем, что наше предложение не соответствует запросу. И если адресат хочет поскорее закрыть вакансию, любое наше письмо не попадет в точку: увидя, что мы не соответствуем вакансии, он просто отправит письмо в архив.

Но что если человека выбирают без спешки? Можно рассказать о себе и чем мы будем полезны, приложить доказательства и сделать письмо удобным для читателя.

Ключевое — не делать вид, что мы подходим, когда ясно как день, что нет. Не нужно делать из читателя идиота и притворяться компетентным, если даже мы сами понимаем, что это не так. Одно дело — юношеский задор и ощущение, что "я всё могу, дайте мне любую задачу". Другое дело — осознавать, что ты не подходишь, и всё равно идти напролом. Это неуважение.

Приятно, что Иван дал возможность сразу закрыть его письмо, если он не подходит. Но парадоксально, это дает лишь больше поводов прочитать письмо до конца.

Хорошо, что Иван отобрал примеры работ, которые лучше всего соответствуют направлению компании. Если "Альфа" занимается финансовыми технологиями и сопровождением бизнеса, им вряд ли было бы интересно читать о воспитании детей или электронной музыке.

Да и в целом милое письмо: приветливое и без нужды.

Автор Максим Ильяхов
Людмила Сарычева