Почему ваше резюме в ответ на вакансию может оказаться в корзине? Просто потому, что вы составили деловое письмо не по правилам. Как отвечать на вакансию, чтобы было больше шансов попасть на собеседование при приеме на работу, рассказывают авторы книги "Новые правила деловой переписки".

Бывают ситуации, когда человек публично сделал какое-то объявление и мы на него откликаемся. Например:

• опубликовали вакансию — мы откликаемся и пишем письмо;


• объявили кастинг на телепрограмму или конкурс на грант — мы хотим там поучаствовать;


• журнал принимает статьи, издательство принимает рукописи, музыкальная компания принимает демозаписи — мы хотим прислать свою;


• мы хотим поступить в вуз или на курсы и пишем "мотивационное письмо".

Во всех случаях получателю что-то нужно: найти подходящего сотрудника, актера нужного типажа, интересную рукопись или песню. Мы можем помочь человеку, но не факт, что подойдем: может быть, мы думаем, что мы подходим на вакансию, а на самом деле — нет. Никто никому ничем не обязан: если человеку неинтересно, он может нам даже не отвечать. А если он ответит, мы не обязаны соглашаться на его условия.

Почему важно следовать структуре

Пример из нашей практики. Когда готовится эта книга, мы оба работаем главредами в интернет-журналах. В журналы можно прийти с собственной задумкой или даже готовой статьей: ее опубликуют, а автор получит гонорар. Для многих это способ заработка.

На сайтах наших журналов написано: "Чтобы опубликоваться у нас, заполните заявку". Заявка — это такая анкета, в которой пишут тему, идею статьи, какие проблемы читателя она решает, чем будет проиллюстрирована, кто автор, какой у него опыт и т.д. По этой анкете мы оцениваем, насколько тема будет перспективной, стоит ли ее брать в работу и вкладывать деньги.

На десять авторов семеро делают всё правильно: заполняют заявки, отправляют нам, мы эти заявки обсуждаем и пускаем в работу. Но человека три стабильно делают что-то не так:

• присылают сразу готовую статью в виде вордовского документа (а мы работаем в "Гугл-документах");


• присылают заявки по собственной форме;


• приходят со ссылками на свои блоги и предлагают перепечатать их статьи; иногда просто кидают ссылку на блог — разбирайтесь, мол, сами;


• скидывают письма с полным текстом статей и требуют гонорар.

И всем этим людям приходится объяснять: родненькие, ну мы же не просто так придумали, что нужно заполнить анкету. Мы так работаем. У нас так отлажен процесс, что мы можем рассмотреть вашу статью только после заполнения заявки. Пожалуйста, сделайте, как мы вас просим, без креатива. Нам будет в тысячу раз проще с вами работать.

Представьте, что ваш адресат получает сотню сообщений в день, похожих на ваше. Он отладил процесс так, чтобы успевать их обрабатывать: задал некую структуру, прописал шаблоны. Благодаря шаблонам он быстро раскидывает письма и принимает решения. Но примерно каждое десятое письмо ломает шаблон. Будет ли ему приятно возиться с этим нестандартным письмом?

Представьте кастинг-директора телепрограммы. Он набирает детей 6–8 лет в массовку. Он просил присылать фотографии детей до 9 лет. И в каждом пятом письме у него ребенок 13 лет и старше — "Вдруг вам понадобятся детишки постарше, вот у нас есть такой замечательный мальчик". И в каждом десятом письме — слезливый рассказ о том, как хочется попасть на телевидение, и ни одной фотографии ребенка. Как же это раздражает!

Представьте сотрудника издательства, который отбирает рукописи. На сайте сказано: присылайте фрагмент рукописи в виде вордовского документа, а в письме дайте краткое описание — о чем книга, для кого, почему ее захотят купить. И вот он разбирает двести писем с рукописями, и в каждом пятом нет краткого описания, а в каждом десятом текст рукописи вставлен прямо в письмо. Как же это раздражает!

Представьте кадровика, который ищет программиста 1С с личным автомобилем, чтобы тот мог ездить по клиентам и на месте исправлять ошибки в бухгалтерских программах. И каждый третий программист у него без личного автомобиля, а каждый восьмой не умеет программировать 1С, а каждый десятый вообще не указывает в письме ни автомобили, ни языки программирования. Как раздражает!

Чтобы не раздражать получателя, достаточно соблюдать простое правило: отвечать по пунктам.

Автор Максим Ильяхов
Людмила Сарычева